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キレイでユニークな女子ビジネス

絶対NG!ビジネスで嫌われる対応と言葉


多くのお客様に集まってきて欲しい、自分を知ってもらって仕事が欲しい…そう思っていても、NGな対応をしていては相手の心が離れてしまいます。相手を不快にする対応にはどのようなものがあるでしょうか?

1.連絡や返信が遅い

仕事で困るのが連絡や返信がきちんと行われないことです。相手からの問い合わせや質問、また自分からの報告や連絡を怠ると「コミュニケーションが取れない人」と思われ、信用が落ちます。次の仕事につながらなくなる危険もありますから、積極的なコミュニケーションを心がけましょう。

連絡の頻度や返し方もポイントです。メールより電話のほうが良いかどうかを判断し、「すぐ返信」か「あとでもOK」なのかを見極めて、上手に対応していくことが大切です。

2.間違った言葉遣い・作法

株式会社協同宣伝の調査で、「ビジネスシーンで感じの悪い言葉のランキンク」が発表されました。ngwords

1位  「…でよろしかったでしょうか?」
2位  「なくないですか?」
3位  「違 (ちが) くて」

…普段の生活でもよく使っている言葉だけに、気をつけたい所です。

また、メールの書き方や使い方も問題が多いと、トラブルのもとになります。「ビジネスメールに顔文字や♪★などの記号を使わない」「Cc(宛先が見える複数人への送る)とBCC(宛先を隠して複数の人へ送る)」を使い分けるなど、メールの送り方の作法も確認しましょう。

3.否定的な言葉が多い

普段でも「だって…」や「でも…」が多い人とは話がしづらいもの。起業後は仕事で出会う人の数も増えますから、話がうまく通じずにイライラしてしまうこともあるかもしれません。そんな時でも、できるだけ「だって」や「でも」といった否定語は避けましょう。否定語は相手の話を受け止めない「それでしたら~」「わからないので、教えていただけますか?」などの言い換えを行うと良いでしょう。会話が否定で終わらずに、建設的になります。

4.「女性だから」という態度

女性の起業には、子供の事や家族のこと、その他、生活の背景も影響しがちです。「子供を病院に連れて行くので、打ち合わせを延期してください」というお願いはしてもOKですが、「私は主婦だから無理」とか「女性なので計算は苦手」など、何かにつけて「女性」の立場を利用した言い訳しないようにしましょう。

こういった言い訳が多いと、取引先からも「本気で仕事をしていない」ように見られ、信用が落ちます。出来ない部分は専門家に頼む、自分で勉強するなどして、苦手な部分をフォローしましょう。

5.無理な仕事を断らない

スケジュールや内容によってはどうしても無理な相談や依頼も存在します。起業後は不安定な状態が続きやすいので、「せっかく依頼が来たのに、断ったら仕事をもらえなくなるかも」「今お休みを入れると、お客さんが離れてしまうかも」といった不安から、無理な仕事も引き受けてしまう女性が多いようです。無理に仕事を続けても、ストレスが溜まり体調や家庭に悪影響が出てしまいます。

仕事を断ることは悪いことではありません。失礼に当たらないよう、丁寧に事情を説明するなどして、賢く「NO」をいうことも覚えましょう。

6.ミスに対処しない

意外と多いのがミスの報告漏れ。「発注数を間違えた」「仕様書の内容を勘違いしていた」「帳簿を付け間違えた」「取引先の意図がよくわかっていなかった」などなど、ミスの種類は多種多様です。「よくわからないけどまあいいや」「失敗したけど黙っておこう」と後回しにすると、問題が大きくなり、クレームや契約破棄といったトラブルにつながりかねません。ミスを報告するのはカッコ悪いですが、早めに対処しましょう。

7.感情的になる

起業後は大変なことも多く、不安もあります。仕事相手と衝突したり、一緒に起業した仲間内でモメるといったトラブルもあるかもしれません。そんな時、「泣いて許してもらおうとする」「ヘラヘラ笑ってごまかす」「逆ギレする」といった、感情的な態度は慎みましょう。その時その時、色々な気分の日があると思いますが、できるだけ冷静になり、落ち着いた言葉と態度で対応することが、信用への近道になります。

自分でやりたいことを始めるとはいえ、起業後、協力してくれる人がいなければ仕事になりません。仕事をする仲間、取引先、お客様と、多くの人と気持よく仕事ができるように、誠実な対応をしていきたいですね。

参考
「ビジネス場面で信頼感を落とす話し言葉」とは?」株式会社協同宣伝